Nguyên nhân và cách khắc phục in file PDF chậm trên máy photocopy Ricoh

Nếu bạn đang sử dụng máy photocopy hoặc đa chức năng của Ricoh và gặp tình trạng **in file PDF rất chậm**, bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu những nguyên nhân phổ biến và hướng dẫn cách khắc phục chi tiết.

1. Những nguyên nhân phổ biến khiến in file PDF chậm

1.1 File PDF có dung lượng lớn hoặc chứa quá nhiều hình ảnh/đồ họa

 Khi file PDF có kích thước lớn (ví dụ nhiều trang, chứa ảnh độ phân giải cao, đồ họa vector phức tạp), máy Ricoh sẽ mất nhiều thời gian để “ripped” (chuyển đổi) và gửi dữ liệu tới bộ nhớ in. Hỗ trợ của Ricoh cũng ghi nhận: “Printing a large PDF file causes an out of memory message or slow processing”. :

1.2 Cài đặt driver hoặc cổng in không tối ưu

 Theo thông báo từ Ricoh: nếu đang sử dụng driver chung (“RICOH Class Driver”) hoặc cổng WSD (Web Services for Devices) thay vì cổng TCP/IP chuẩn, việc truyền dữ liệu tới máy có thể rất chậm. Ngoài ra, trong thảo luận kỹ thuật: > “The most common explanation is that the printer driver is set to WSD. Ensure you have the driver port set to IP not WSD…” 

1.3 Mạng kết nối hoặc truyền dữ liệu từ máy tính tới máy in gặp vấn đề

 Việc gửi file PDF qua mạng tới máy in bị nghẽn, bị queue in quá nhiều hoặc in qua mạng không ổn định đều có thể làm chậm. Ví dụ: “Common causes include … network traffic, outdated printer drivers, large print jobs.” : Hoặc trong biểu hiện thực tế: máy in nhận lệnh nhưng xử lý rất chậm, đặc biệt với file PDF lớn. 

1.4 Máy in hoặc firmware đã lỗi thời, bộ nhớ máy in bị quá tải

 Máy in đa chức năng nếu có firmware cũ hoặc driver chưa cập nhật, hoặc khi bộ nhớ trong máy (RAM, bộ xử lý) bị quá tải bởi nhiều job in đồng thời – tình trạng chậm là dễ gặp. Ví dụ: khi in file PDF quá lớn, có thể gặp thông báo “out of memory”. 

2. Cách khắc phục chi tiết cho từng nguyên nhân

2.1 Giảm dung lượng và độ phức tạp của file PDF

• Trước khi in, hãy kiểm tra file PDF: nếu có nhiều hình ảnh độ phân giải cao, hãy giảm độ phân giải xuống (ví dụ từ 300dpi xuống 150-200dpi nếu chấp nhận được).
• Nén file PDF hoặc loại bỏ các layer không cần thiết, chuyển hình ảnh sang dạng bitmap nếu cần.
• Trong phần mềm in (như Adobe Acrobat), chọn tùy chọn “Print as image” khi máy in xử lý chậm với PDF nhiều layer. 
• Tách file PDF lớn thành nhiều file nhỏ nếu việc in là nhiều trang – giúp máy in xử lý từng phần dễ hơn.

2.2 Kiểm tra và thay đổi driver/cổng in

• Truy cập máy tính gửi lệnh in, vào phần “Printers & Scanners” hoặc “Devices and Printers” → chọn máy in Ricoh → Properties.
• Trong tab “Advanced” kiểm tra driver đang sử dụng. Nếu là “RICOH Class Driver”, hãy cài driver chuyên dụng của model.
• Trong tab “Ports”, nếu đang dùng cổng WSD, nên chuyển sang “Standard TCP/IP Port” hoặc Raw 9100. 
• Đảm bảo driver và firmware máy in đã được cập nhật phiên bản mới nhất từ Ricoh Việt Nam hoặc trang hỗ trợ quốc tế.

2.3 Cải thiện kết nối mạng và môi trường in

• Nếu máy in kết nối qua WiFi, hãy cân nhắc chuyển sang dây Ethernet để tăng độ ổn định và tốc độ truyền.
• Đảm bảo máy in và máy tính nằm cùng mạng LAN, tránh gửi lệnh học thông qua VPN hoặc mạng chuyển tiếp phức tạp.
• Kiểm tra xem có quá nhiều job in đang chờ xử lý (in queue lớn), nếu có hãy xoá hoặc đẩy job quan trọng lên trước.
• Đảm bảo switch mạng, cáp mạng không bị hỏng hoặc cấu hình sang chế độ full-duplex/auto phù hợp. (Có trường hợp máy Ricoh chậm khi mạng ở chế độ cố định full duplex thay vì auto) 

2.4 Nâng cấp firmware, giải phóng bộ nhớ và bảo trì máy in

• Truy cập trang hỗ trợ của Ricoh, tìm firmware mới cho model máy của bạn và tiến hành cập nhật.
• Kiểm tra trong máy in đa chức năng nếu có ổ cứng tùy chọn hoặc module bổ sung – nếu có thể nâng cấp bộ nhớ sẽ giúp xử lý file lớn nhanh hơn.
• Thường xuyên khởi động lại máy in, xóa các job cũ, xóa cache nếu máy in có chức năng này.
• Kiểm tra phần “Banner pages” hoặc các tùy chọn in kèm (nếu có) – đôi khi việc gộp banner page vào file PDF gây chậm.

Kết luận

Việc in file PDF chậm trên máy photocopy Ricoh có thể do nhiều nguyên nhân: từ file PDF quá lớn, cài đặt driver/cổng in không tối ưu, mạng truyền dữ liệu yếu tới máy in, cho đến firmware máy in chưa được cập nhật. Bằng cách lần lượt kiểm tra và khắc phục theo các bước ở trên, bạn có thể cải thiện đáng kể tốc độ in và nâng cao hiệu suất làm việc.

Chúc bạn thành công và nếu bạn cần hỗ trợ thêm về model cụ thể hoặc cấu hình máy photocopy Ricoh tại văn phòng, mình sẵn sàng hỗ trợ!

Thuê máy photocopy ricoh tại Phú mỹ

Thuê máy photocopy ricoh tại Vũng Tàu

Thuê máy photocopy ricoh tại Bà Rịa

Thuê máy photocopy ricoh tại Châu Đức

Thuê máy photocopy ricoh tại Hồ Tràm

Thuê máy photocopy ricoh tại Long Thành